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Gestion des contacts
Le module Gestion des contacts (cm) de
MercAssist assure la gestion de la base de données de contacts
(individus et entreprises) pour l'ensemble des systèmes.
Ainsi, tous les clients, fournisseurs, vendeurs, etc. sont d'abord des
contacts, gérés de manière intégrée,
facilement accessible grâce à un engin de recherche
polyvalent.
Ce module compte à l'heure actuelle les
fonctionnalités génériques suivantes :
- Contacts (ajout, modifier, recherche d'un contact)
- Étiquettes (imprimer des étiquettes ou enveloppes pour un envoi postal)
- Lettres (imprimer des lettres personnalisées destinées aux contacts)
- Liste (ajouter, modifier, recherche de listes de contacts)
Contacts
La fonctionnalité de gestion de contact permet d'ajouter en tout
temps des individus ou entreprises à la base de données.
D'abord, l'utilisateur est invité à fournir un code
unique pour identifier le contact (ID). Ce contact peut
être une personne physique (individu) ou morale (entreprise).
Le dossier d'un contact comporte de nombreux champs, notamment ses
coordonnées complètes (téléphone,
télécopie, cellulaire, courriel, site web, etc.), une
gestion d'adresses indépendante des coordonées
générales ainsi qu'un système permettant
d'établir des relations entre le contact et d'autres contacts de
la base de données. Ce système de relation permet
entre autres d'indiquer lorsqu'un individu est employé par une
entreprise, s'il est lié à d'autres individus, etc.
Cette structure de gestion de contacts est donc excessivement
versatile, permettant d'établir de nombreux liens entre
l'entreprise et ses contacts (clients, fournisseurs, vendeurs,
employés, etc.). Cette façon de faire réduit
également la double saisie d'information et le risque d'erreurs,
puisque l'utilisateur n'a pas à saisir plusieurs fois le
même individu dans le système ou d'entrer une même
adresse à de multiples occasions, puisqu'elles sont
gérées de manière indépendantes.
Étiquettes
MercAssist permet une gestion facile des envois postaux en
intégrant au sein du module de contacts l'impression
d'étiquettes et d'enveloppes. Totalement
paramétrisable, ce module permet de définir
soit-même les dimensions et le positionnement des logos et caractères
sur les étiquettes ou enveloppes utilisées. Il est
également possible de définir des modèles
spécifiques d'adressage, en choisissant et positionnant
soit-même les champs à utiliser (salutation,
prénom, nom, compagnie, adresse, ville, région, pays,
code postal, etc.)
À partir d'une liste de contacts donnée, l'utilisateur
peut donc démarrer immédiatement l'impression d'une
série d'étiquettes ou d'enveloppes, quelle que soit la
quantité désirée. Il n'est donc plus
nécessaire de chercher des coordonnées ici et là,
puisqu'elles font toutes partie d'une seule et même base de
données consolidée.
Le principal avantage de cette fonction,
comparativement à la fonction "fusion" du traitement de texte,
c'est qu'elle est universelle (tous les employés peuvent
l'utiliser, à n'importe quel moment, sans limitations quant aux
formats d'étiquettes ou d'enveloppes) et qu'elle s'appuie sur
des données actualisées en temps réel pour tous
les utilisateurs.
Lettres
Cette fonction, tout comme l'impression d'étiquette, permet
d'accélérer la préparation d'envois
dirigés, cette fois-ci en permettant une gestion
centralisée des lettres.
L'utilisateur peut préparer une lettre, formater celle-ci selon
ses préférences de manière à créer
un gabarit typique (avec logo et en-tête corporatif, par
exemple). Les dimensions et le positionnement du texte sont
totalement personnalisables, ce qui permet de créer des lettres
pour différents supports.
Les gabarits sont ainsi indexés et réutilisables en tout
temps, ce qui permet par exemple de préparer à l'avance
différents documents fréquemment utilisés en
entreprise (ex. procès verbaux de réunion, avis de
convocation, lettre à un client, lettres aux fournisseurs,
communiqués de presse, etc.).
L'utilisateur peut ensuite sélectionner un contact donné
(ou encore une liste de contacts, selon les critères de son
choix), ce qui permettra de personnaliser la lettre. Finalement,
le système générera un fichier pdf formaté
selon les volontés de l'utilisateur, ce qui permettra d'imprimer
les lettres au moment opportun, tout en conservant une copie
électronique de l'envoi pour fins d'archivage (fichier pdf).
Listes
Permet de créer des listes à partir de filtres de
recherche avancés (liste de clients, fournisseurs, par
ordre alphabétique, par ville, par catégorie, etc.).
Chaque liste comporte quelques champs permettant une identification
rapide de son contenu (référence, description, mots
clés). Une liste peut également être publique
(tous les utilisateurs) ou privée (seul l'utilisateur initial
peut la consulter et la modifier).
Ces listes peuvent ensuite être imprimées dans le but
d'effectuer du service à la clientèle,
télémarketing, gestion des ressources humaines, etc.
Elles permettent également de personnaliser des
étiquettes ou des lettres en format pdf pour fins d'impression
(voir Étiquettes et Lettres).
Cette fonction pourra également servir à
générer des listes destinées à la diffusion
par courrier électronique ou dans un site web, un intranet ou un
extranet (ex. liste de membres, liste de clients, fournisseurs,
employés, etc.).
Si
vous désirez essayer MercAssist, nous vous invitons
à
accéder dès maintenant à la section "Démo
en ligne".
Pour
en savoir davantage sur les autres modules de MercAssist, cliquez ici.
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