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Grand livre
Le
module Grand
livre (gl) de
MercAssist constitue l'épine dorsale du système
de
comptabilité. Ce module compte à
l'heure actuelle
les fonctionnalités
génériques
suivantes :
Plan comptable
Tous les modules de MercAssist ont pour principale
caractérisque d'être particulièrement
flexibles. Le plan
comptable ne fait pas exception, étant
totalement personnalisables aux besoins particulier de l'organisation.
Ainsi, tous les comptes peuvent être
numérotés,
codifiés selon vos propres exigences. Bien que
des plans comptables "typiques" peuvent être
utilisés, aucune structure de plan comptable ne vous est
imposée par le système.
L'ajout de nouveaux comptes est fort simple. Vous n'avez en
fait
qu'à identifier le code, la description du compte, la
section
(actif, passif, capital, revenu, dépense) ainsi que le type
de
compte (compte régulier, compte de contrôle,
en-tête, sous-total). De base, vous pouvez utiliser
jusqu'à 9 niveaux d'en-tête ou de sous-totaux.
Il
est également possible de créer des comptes avec
le
statut "inactif", de manière à pouvoir les
créer
sans nécessairement les utiliser immédiatement.
Une liste des comptes permet d'afficher à l'écran
la
totalité des comptes, de manière à
pouvoir
l'imprimer, modifier, consulter ou supprimer un compte en particulier.
Cette liste conviviale procure les principales informations
relatives au plan comptable, ainsi que le statut (actif/inactif) de
chacun des comptes.
Conciliation
Il est possible grâce à ce sous-module d'effectuer
la conciliation
de comptes, réduisant les erreurs et facilitant la
tâche du contrôleur.
Après avoir sélectionné un compte et
identifié la période couverte par la conciliation,
il suffit d'identifier le solde au début (débit
ou
crédti) afin de générer le rapport de
conciliation. Cette fonctionnalité peut
non-seulement
servir pour effectuer un rapprochement bancaire (chèques en
circulation, etc.), mais peut s'avérer également
très utile pour effectuer une vérification de
routine au
niveau d'un compte spécifique.
Une liste des rapports de conciliation vous permettra ensuite de
consulter l'ensemble des rapports, au moment opportun. Ces
rapports étant disponibles en version html, il est
très
facile de les imprimer si nécessaire.
Exercice comptable
La définition de vos exercices
comptables
se fait très aisément avec MercAssist.
Dès
que vous avez inscrit la description de l'exercice et un
numéro
de séquence, vous n'avez ensuite qu'à
préciser les
dates de début et de fin de chacune de vos
périodes.
Bref, si votre exercice commence un 1er mars, il
s'avère
très simple d'identifier le mois de mars comme
période 1.
Vous pouvez en tout temps ajouter un nouvel exercice ou
modifier
un exercice existant.
Finalement, lorsqu'un nouvel exercice commence, vous pourrez d'un
simple clic accéder à la fonction permettant
d'actualiser
votre solde d'ouverture.
Vous pourrez ainsi définir le
compte de résultats associé à
l'exercice précédent.
Rapports
Le
module Grand livre (gl) de MercAssist comporte un rapport
permettant de générer une liste des transactions
effectuées au grand livre. Ce rapport s'avère
très utile puisqu'il permet d'extraire un rapport html
détaillée des transactions effectuées dans un ou
plusieurs comptes, sur une période donnée. Ces
rapports ne sont pas statiques puisque des hyperliens permettent
d'accéder à l'écriture d'origine. L'engin de
recherche permet de sélectionner différents modes de tris
et de classement des résultats, ce qui en fait un outil de
travail précieux.
États financiers
MercAssist propose les états
financiers
les plus courants, soit le bilan, l'état des
résultats et
la balance de vérification. D'autres rapports
financiers
seront graduellement conçus, dans le but de
répondre
à des exigences particulières de notre
clientèle.
Les états
financiers
de MercAssist ont été
élaborés de
manière à répondre à
certains
critères :
1) Faciliter la consultation à l'aide un navigateur web (des
hyperliens permettent d'accéder directement aux comptes et
la
mise en page est optimisée pour les configurations
d'écran habituelles).
2) Procurer au lecteur une vision d'ensemble de la période
en
cours (soldes de la période, soldes de l'exercice,
en-têtes, sous-totaux et codes comptables, etc.)
3) Offrir différents formats pour optimiser la consultation,
l'archivage, l'impression et l'envoi des rapports par courrier
électronique : version html et version pdf. Ces
formats de
présentation étant universels, ouverts et
très
répandus, nos utilisateurs n'ont pas à se
procurer
d'onéreuses applications permettant la
génération
de rapports.
Écritures
comptables
Si vous désirez effectuer des écritures
directement, il
est toujours possible de le faire grâce au sous-module écritures
comptables.
L'utilisateur autorisé est en mesure d'interroger, ajouter,
modifier ou encore supprimer une écriture comptable.
Lors
de l'ajout d'une nouvelle écriture, le système
premet
d'assigner une écriture à la période
et à
l'exercice en cours, d'inscrire la date (date du jour par
défaut), une référence ainsi qu'une
description et
un champs "note" facultatif. Il est possible d'effectuer une
recherche intuitive parmi l'ensemble des comptes disponibles au plan
comptable, réduisant les risques d'erreurs lors de la
saisie.
Parmi les fonctions intéressantes de ce sous-module, notons
la
possibilité d'utiliser n'importe quelle écriture
existante comme modèle. Il est donc possible
d'effectuer
une recherche dans le grand livre, récupérer une
écriture utilisée
précédemment et
l'utiliser comme modèle dans le but d'éviter
l'entrée répétitive de
données.
Si
vous désirez essayer MercAssist, nous vous invitons
à
accéder dès maintenant à la section "Démo
en ligne".
Pour
en savoir davantage sur les autres modules de MercAssist, cliquez ici.
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