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Comptes fournisseurs
Le module Comptes fournisseurs (ap) de
MercAssist permet de gérer les dossiers des fournisseurs,
saisir les factures à payer, imprimer ou acheminer
par courrier électronique les chèques ou avis de
paiement, etc.
Ce module compte à l'heure actuelle les
fonctionnalités génériques suivantes :
Lots pour paiements
Permet d'entrer des listes de paiements à effectuer à
l'avance, en inscrivant les dates clés (dû le...
date du paiement). On peut ainsi ajouter, consulter une
liste de paiements en lots ou procéder au traitement de ces
paiements au moment souhaité.
Cette fonctionnalité vise à accélérer le
traitement des paiements, tout en réduisant les risques
d'erreurs, idéal pour les organisations devant gérer un nombre élevé de transactions.
Groupes
La gestion des groupes permet de catégoriser les fournisseurs
à l'aide de trois niveaux de regroupements, tels définis par l'utilisateur. Par exemple,
l'utilisateur pourrait utiliser le niveau 1 pour identifier
l'emplacement géographique du fournisseur (ex. code
régional), le niveau 2 pourrait identifier le type de
fournisseur et finalement, le niveau 3 pourrait regrouper les
fournisseurs par niveau de priorité. Cette codification
est totalement laissée à la discrétion de l'utilisateur,
de manière à faciliter ses recherches. Il est
évidemment possible d'extraire une liste de tous les
fournisseurs répondant à un ensemble de critères
(groupe, ville, adresse, etc.).
Types de paiements
L'utilisateur de MercAssist peut déterminer et organiser
lui-même les types de paiements possibles, les comptes du
grand livre associés à ces paiements, ainsi que les
documents associés (ex. chèque imprimé, avis
de paiement imprimé ou courriel, etc.). Une liste permet
de visualiser les différents types de paiements possible au sein
de l'entreprise.
Dans la plupart des entreprises, cela se
limite généralement au paiement par chèque,
à une petite
caisse ou encore le paiement électronique
(carte de crédit ou de débit, pré-autorisé,
etc.). Quoiqu'il en soit, il est toujours possible d'ajouter de
nouveaux modes de paiement, si nécessaire.
Acheteur
Grâce à une simple sélection d'un contact, on peut
créer rapidement un acheteur dans le système.
Cette fonctionnalité est associée au module gestion des contacts (cm)
puisqu'une partie importante du dossier de l'acheteur provient de la
base de données des contacts (coordonnées
complètes, relations individus/entreprise, etc.).
Fournisseur
Une gestion complète des dossiers de vos fournisseurs peut
être faite dans MercAssist. La fiche du fournisseur
comporte non seulement des onglets d'information, mais est
également associée à la fonctionnalité de
gestion de documents ("file system"), permettant d'indexer des
pièces justificatives (factures, reçus, bons de commande,
catalogues de produits, etc.). MercAssist facilite donc
grandement l'organisation de toute la documentation numérique
associée à vos fournisseurs, sous quelque format que ce
soit (documents pdf., images, traitement de texte, tableurs, fichiers
vectoriels, etc.).
D'une part, chaque fournisseur possède une fiche
générale comportant les informations habituelles : code
fournisseur, acheteur (responsable de ce compte), trois groupes
de fournisseurs, un champ permettant d'inclure des commentaires
ou mots clés. Le compte peut être
désactivé si nécessaire, de manière
à empêcher toute nouvelle transaction avec ce fournisseur.
Les informations de crédit relatives à ce compte peuvent
être saisies dans un onglet dédié à cette
fin. On y retrouve notamment un champs permettant d'indiquer
l'échéance habituelle de paiement (ex. 30 jours) ainsi
que la limite de crédit autorisée. Le
système permet d'associer les comptes comptables (à payer
/ dépense) ainsi que les taxes habituellement applicables chez
ce fournisseur. De plus, la fiche d'un fournisseur comporte
certaines informations de paiement, entre autres le type de paiement
par défaut (bancaire, chèque, carte de crédit,
comptant, etc.).
Finalement, cette fonctionnalité est associée au module gestion des contacts (cm)
puisqu'une partie du dossier du fournisseur provient de la
base de données des contacts (coordonnées complètes, relations
individus/entreprise, etc.).
Transactions
Que ce soit pour consulter des transactions antérieures, ajouter
une nouvelle facture d'un fournisseur ou comptabiliser un paiement, un
moteur de recherche intuitif permet d'accéder rapidement au
dossier recherché.
Dès que l'utilisateur accède à l'interface de transactions (compte fournisseur), il est en mesure d'ajouter une facture ou de comptabiliser un paiement. L'interface permet également de visualiser immédiatement les transactions en cours
(factures ou paiements), de même que celles qui ont
été effectuées par le passé, pour une
période donnée (date de début, date de fin).
Cette fonction est très pratique puisque MercAssist permet
d'utiliser une ancienne facture afin de l'utiliser comme modèle
pour entrer une toute nouvelle transaction.
La saisie d'une facture comporte les onglets suivants :
- Général (informations clés de la facture)
Date, numéro de référence, montant global de la
facture, exercice financier et période en cours, numéro
de bon de commande, code de retenue, compte fournisseur au grand
livre, acheteur, date d'échéance, commentaires.
- Article (saisie des articles qui figurent sur la facture)
Possibilité d'ajouter les articles, en spécifiant la
quantité, l'unité de mesure, la description de l'article,
le coût unitaire, l'escompte (%), ainsi que les taxes applicables
sur cet article spécifique (item taxable ou non, taxes incluses
ou non). Le compte de dépense comptable ainsi qu'une description
au grand livre peuvent être saisis directement dans cette
interface.
- Paiement
Possibilité d'ajouter un paiement au moment où l'on entre
la facture, ou ultérieurement, au choix de l'utilisateur.
Certains documents peuvent être produits à cette
étape, notamment les chèques (imprimés
directement) ou un avis de paiement en format html ou pdf (que l'on
peut imprimer ou envoyer par courrier électronique à
partir de MercAssist).
Puisque
chaque entreprise possède ses particularités au niveau
des approvisionnements, Mercatix Technologies Inc est en mesure
d'adapter le module comptes fournisseurs (ap)
afin de l'ajuster à vos exigences particulières ou de
générer des rapports spécifiques.
Si
vous désirez essayer MercAssist, nous vous invitons
à
accéder dès maintenant à la section "Démo
en ligne".
Pour
en savoir davantage sur les autres modules de MercAssist, cliquez ici.
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