MercAssist

Client

Une gestion complète des dossiers de vos clients peut être faite dans MercAssist. La fiche du client comporte non seulement des onglets d'information, mais est également associée à la fonctionnalité de gestion de documents ("file system"), permettant d'indexer des pièces justificatives relatives à un client donné (factures, soumissions, documents d'appels d'offres, documents de travail, etc.). MercAssist facilite donc grandement l'organisation de toute la documentation numérique associée à vos clients, sous quelque format que ce soit (documents pdf., images, traitement de texte, tableurs, fichiers vectoriels, etc.).

D'une part, chaque client possède une fiche générale comportant les informations habituelles : code client, vendeur (responsable de ce compte), trois groupes de clients, un champ permettant d'inclure des commentaires ou mots clés. Le compte peut être désactivé si nécessaire, de manière à empêcher toute nouvelle transaction avec ce client.

Les informations de crédit relatives à ce compte peuvent être saisies dans un onglet dédié à cette fin. On y retrouve notamment un champs permettant d'indiquer l'échéance de paiement (ex. 30 jours) ainsi que la limite de crédit autorisée. Quelques options additionnelles peuvent être activées, si nécessaire : frais d'administration, état de compte, vente au comptant seulement.

Le système permet d'associer les comptes comptables (à recevoir / revenus / coûts des revenus) ainsi que les taxes habituellement applicables à ce client. L'onglet "distribution" permet également d'inclure un taux horaire habituel pour un client donné et de définir le coût des revenus, ainsi que les comptes comptables de ces coûts. De plus, la fiche d'un client comporte certaines informations de paiement, entre autres le type de paiement par défaut (bancaire, chèque, carte de crédit, comptant, etc.). Ces types de paiements sont définis initialement par l'utilisateur dans le sous-module "type d'encaissement".

Finalement, cette fonctionnalité est associée au module gestion des contacts (cm) puisqu'une partie du dossier du client provient de la base de données des contacts (coordonnées complètes, relations individus/entreprise, etc.).

Type d'encaissement

L'utilisateur peut définir lui-même les modalités de paiement offertes à la clientèle, grâce au sous-module "type d'encaissement". Ainsi, il est possible d'ajouter un nouveau mode d'encaissement (ex. chèque) et de le définir dans toutes les langues de son choix (description longue et abrégée). Finalement, l'utilisateur peut définir lui-même les comptes du grand livre qui seront associés à ce type d'encaissement, que ce soit pour le dépôt (ex. Encaisse) ou pour le solde de cet encaissement (ex. Comptes clients à recevoir).

Groupes

La gestion des groupes permet de catégoriser les clients à l'aide de trois niveaux de regroupements, tels définis par l'utilisateur. Par exemple, l'utilisateur pourrait utiliser le niveau 1 pour identifier l'emplacement géographique du client (ex. code régional), le niveau 2 pourrait identifier le type de client et finalement, le niveau 3 pourrait regrouper les clients par segment de marché ou par niveau de priorité, par exemple. Cette codification est totalement laissée à la discrétion de l'utilisateur, de manière à faciliter ses recherches. Il est évidemment possible d'extraire une liste de tous les clients répondant à un ensemble de critères (groupe, ville, adresse, etc.).

Rapports

Deux rapports essentiels sont disponibles dans le module de gestion des comptes clients (ar) : l'état de compte, ainsi que le rapport de l'âge des comptes. Disponibles en format html et pdf, ces rapports peuvent être consultés à l'écran, imprimés ou expédiés directement par courriel aux destinataires de votre choix.

Bien entendu, des rapports additionnels et spécifiques peuvent être développés afin de répondre à vos exigences particulières.

Vendeur

Grâce à une simple sélection d'un contact, on peut créer rapidement un vendeur dans le système.

Cette fonctionnalité est associée au module gestion des contacts (cm) puisqu'une partie importante du dossier du vendeur provient de la base de données des contacts (coordonnées complètes, relations individus/entreprise, etc.).

Transactions

Que ce soit pour consulter des transactions antérieures, ajouter une nouvelle facture d'un client ou comptabiliser un paiement, un moteur de recherche intuitif permet d'accéder rapidement au dossier recherché.

Dès que l'utilisateur accède à l'interface de transactions (compte client), il est en mesure d'ajouter une facture ou de comptabiliser un paiement. L'interface permet également de visualiser immédiatement les transactions en cours (factures ou paiements), de même que celles qui ont été effectuées par le passé, pour une période donnée (date de début, date de fin). Cette fonction est très pratique puisque MercAssist permet d'utiliser une ancienne facture afin de l'utiliser comme modèle pour entrer une toute nouvelle transaction.

La saisie d'une facture comporte les onglets suivants :

Général (informations clés de la facture)
Date, numéro de référence, montant global de la facture, exercice financier et période en cours, numéro de bon de commande, code de retenue, compte client au grand livre, vendeur, date d'échéance, commentaires.

Article (saisie des articles ou des produits/services)
Possibilité d'ajouter les articles, en spécifiant la quantité, l'unité de mesure, la description de l'article, le coût unitaire, l'escompte (%), ainsi que les taxes applicables sur cet article spécifique (item taxable ou non, taxes incluses ou non). Le compte de dépense comptable ainsi qu'une description au grand livre peuvent être saisis directement dans cette interface.

Si la facturation s'avère un processus assez complexe dans votre entreprise, l'ajout du module gestion des produits et services (ps) est fortement recommandé.
Paiement
Possibilité d'ajouter un paiement au moment où l'on entre la facture, ou ultérieurement, au choix de l'utilisateur. Certains documents peuvent être produits à cette étape, notamment les chèques (imprimés directement) ou un avis de paiement en format html ou pdf (que l'on peut imprimer ou envoyer par courrier électronique à partir de MercAssist).